Den nya vd:n Tim Armstrong tog över ledartröjan på det börsnoterade internetföretaget AOL (America On Line) för två år sedan. Nu lägger han i en högre växel skriver webbtidningen Business Insider. De har från missnöjda anställda på AOL fått tillgång till hela affärsplanen.

Den som ska göra jobbet måst uppfylla följande krav:

1. Antalet publicerade artiklar på sajten ska öka med 66 procent.
2. Varje reporter ska leverera 5-10 artiklar per dag.
3. Antalet klick på varje artikel ska öka med 366 procent till 7 000 klick.
4. Produktionen av videoinslag ska öka från dagens 4 procent till 95 procent av alla publicerade inslag.

”The AOL Way” är ett detaljerat dokument AOL-cheferna börjat utbilda redaktörerna och avdelningschefena med. Det handlar mer om affärsverksamhet och lönsamhet än om journalistik. Genom förbättrad dokumenthantering ska artiklar till exempel kunna få draghjälp med sökordsbaserade annonser.

Alla artikelidéer ska prövas ur fyra kriterier:

1. Klickpotentialen, det vill säga att bli lästa på nätet.
2. Intäktspotentialen, det vill säga att de kan dra in annonser.
3. Hur snabbt artikeln kan produceras.
4. Journalistisk kvalitet.

”AOL is the most f—–up, bull—t company on earth,” säger en journalist på AOL till business insider och fortsätter:

”the worst career move I’ve ever made.” svarar en högt uppsatt person på AOL.

Sökmotoroptimering är en långsiktig och kostnadseffektiv metod för att öka ditt företags nätbaserade försäljning. Du behöver inte etbjuda tjänster eller produkter direkt över nätet, även om det är extra effektivt för att få till avslut. Det går också bra att via sin företagswebbplats marknadsföra varor och tjänser som kunderna sedan köper på plats i er butik. Detta kan gölla t.ex. ett måleri eller en frisörsalong. Kunderna hittar då er webbplats och era kontaktuppgifter, bokar en tid/tjänst och ni eller dem kommer och hämtar eller levererar varan.

Sökmotoroptimering går ut på att få en webbplats att synas så högt upp som möjligt i sökmotorernas resultatlistor. De sökbegrepp man vill synas på bör vara relevanta för den vara eller tjänst som erbjuds. Detta för att verkligen fokusera på den grupp av besökare som kommer handla något efter ett besök hos er. Sökmotoroptimering är ofta tidskrävande och kräver en hel del kunskap. Det är därför viktigt att lägga all kraft på de viktigaste sökbegreppen och hoppa över de som inte genererar avslut, även om de till synes verkar mycket bra och relevanta.

Tar vi en frisör i Solna som exempel, så kan man tycka att ”frisör” är ett mycket bra sökord för dem att synas på. Tar man det ett steg längre så kommer man snart fram till att det kommer ske många sökningar av användare som bor väldigt långt ifrån Solna, vilka aldrig kommer vara intresserade av att åka dit för att klippa sig. I detta fall är det mycket bättre att fokusera på lokala fraser som ”frisör solna” för att verkligen ringa in de potentiella kunderna. Det är dessutom mindre konkurrens som placeringarna i sökresultatet om man avgränsar sig på detta sätt. Det gör att man kan jobba mer på andra angränsande sökbegrepp och få besökare som faktiskt blir kunder i slutändan.

Snabbfakta om sökmotoroptimering

• Med sökmotoroptimering avses vanligtvis optimering för Google.
• Sökmotoroptiemring heter på engelska Search Engine Optimization och förkortas SEO (även på svenska)
• Sökmotoroptimering har varit omstritt som metod eftersom det finns en risk att Google utesluter en webbplats som inte sköter sig. Detta gäller webbplatser som optimeras på ett sådant sätt att det bryter mot Googles riktlinjer. Väl utförd sökmotoroptimering är dock sällan en lika stor risk som att ha en helt ooptimerad webbplats.
• Sökmotoroptimering utförs både lokalt på den egna webbplatsen men även utanför den. Då är det främst länkar som införskaffas för att få webbplatsen som ska optimeras att framstå som extra populär. Genom att anlita en SEO-skribent kan man slippa producera texter som är avsedda att bli länkad ifrån.

En vanlig anledning att folk förlorar pengar när de handlar med valutor är att de inte vet vad de gör och hur handeln fungerar. Det är därför extremt viktigt att läsa på om både marknaden, de olika begrepp som används på den, samt om den plattform som används för att handla. Detta för att undvika att förlorar pengar på grund av okunnighet!

En stor del av valutahandeln sker idag på nätet. Den som vill handla med valutor bör därför ha tillgång till internetuppkoppling för att kunna följa affärerna och marknadens svängningar.

Det går bra öppna ett så kallat övningskonto till att börja med, för att lära dig hur allt fungerar. Detta är helt gratis att göra hos de flesta valutahandlare och brukar vara ett bra sätt att komma igång.

Det finns dock en del oseriösa aktörer på valutahandelsmarknaden. Läs därför på om det företag eller den valutahandlare du vill handla med noga innan du ens gör en insättning för att undvika att bli lurad!

Valutahandeln sker över hela världen, hela tiden, och dygnet runt. Detta är ett faktum som kan kännas stressande. Om du inte är beredd att ta dig an en hobby som tar mycket tid, undvik valutahandel!

Därför är det bra att gå en ledarskapsutbildning

På en ledarskapsutbildning får man lära sig att bli en bra ledare, samt träffa andra ledare som kan dela med sig av sina erfarenheter och kunskaper. På ledarskapskurser får man lära sig att hantera många olika situationer. Det finns också möjlighet att ställa frågor till de erfarna utbildarna. De som undervisar på ledarskapskursen är även de ledare, och utvecklas samtidigt som de utbildar andra. Även om man är en van ledare, är det aldrig dåligt att utvecklas. Varje dag kommer det fram nytt material som hjälper dig att bli en bra ledare, och det är aldrig dåligt att få nya kunskaper – så länge de är bra.

Efter en ledarskapsutbildning har man alltid fått något nytt med sig. Sedan är det en själv som väljer att använda sig av de övningar och tips man fått. Även om man kanske inte kommar ihåg allt, så finns tipsen och råden alltid undermedvetet, och efter en tid kanske de dyker upp i medvetandet. Rätt som det är märker du kanske att du använder dig av några tips du lärde dig på utbildningen.

På webben kan du hitta många ledarskapsutbildningar. Enklast är att göra en Google-sökning på ledarskapsutbildning.

”Alla organisationer har det gemensamt att de ska lösa en eller flera uppgifter” är ett citat ur Hur modern organisationer fungerar av Dag Ingvar Jacobsen och Jan Torsvik. Arbetsuppgifter kan se mycket olika ut beroende på verksamhetens funktion samt mål. Uppgifter som kan skifta avsevärt i utseende och funktion måste bearbetas av alla organisationer för att åstadkomma någon form av resultat. Om en verksamhet saknar uppgifter att uträtta så leder det oftast till att verksamheten blir helt meningslös och upphör. Organisationer som arbetar med olika typer av uppgifter är också organiserade på olika sett för att uppnå ett tillfredsställande resultat. 118218

Det finns en märkbar skillnad mellan två olika typer av arbetsuppgifter och de är varor och tjänster. Huvudskillnaden mellan de två är att varuproduktionen tillverkar fysiska ting såsom kläder, bilar mat och dryck mm. Tjänster som däremot är immateriella är inte fysiska ting. En tjänst kan vara att en person uträttar något vars resultat är till värde för den andra personen. 118218

Bedömningen av vilken grad som uppgifterna låter sig rutinieras i är en annan central dimension för att åtskilja olika typer av uppgifter som organisationer kan använda sig av. Rutinisering innebär att det kan etableras fasta ordningar, rutiner eller regler för hur en uppgift ska utföras. Detta medför att uppgifterna måste vara relativt likartade. Det finns två dimensioner som avgör om en uppgift är möjlig att rutinisera och de är:

1. Hur väl uppgiften har uppfattats, det vill säga hur lätt det är att analysera och lösa det problem som man står inför.
2. Hur stor variation som finns i uppgifterna.

Om man kombinerar dessa två olika dimensioner så skulle man få fram fyra huvudtyper av tillvägagångssätt för att lösa uppgifterna.

Teknik

Kompetens och verktyg är något alla organisationer måste använda sig av för att kunna lösa sina uppgifter. Allt detta kallas för organisationens teknik. När vi tänker på ordet teknik så tänker de flesta på maskiner och verktyg som organisationer använder sig av för att lösa uppgifter men vi tänker dela upp teknik i två olika typer:

• Fysiska maskiner och verktyg som används för att omvandla råvaror till färdiga produkter och tjänster.
• Kunskapen och färdigheten som används för att omvandla råvaror till färdiga produkter och tjänster.

Fysiska maskiner och verktyg

Om man ska producera en vara så e det nödvändigt att man använder sig av något sorts verktyg. De verktyg som man använder sig av beror på vad som ska tillverkas och hur snabbt man vill ha arbetet utfört. Inom tjänsteproduktionen använder man sig även av vissa fysiska verktyg som till exempel ett rum eller ett bord.

Hur en organisation ser ut så är fysiska maskiner och redskap två viktiga faktorer. ”För det första reglerar maskiner och verktyg hur människor ska handla” är ett citat Hur modern organisationer fungerar av Dag Ingvar Jacobsen och Jan Torsvik. Vid tillverkning av till exempel persondatorer finns det en liten del som människor kan göra eftersom maskinerna gör det mesta av arbetet.

Kunskap och färdighet

Kunskapen hos de som utför ett arbete är en viktig del i produktionen av varor och tjänster. Varuproduktionens teknik har på senare tid blivit alltmer komplicerad samt att enklare uppgifter automatiseras mer och mer. Tjänsteproduktionen har ökat i betydelse och beskrivas av en direkt relation mellan människor där kunskap och färdighet står i centrum.

Mål

Mål är något som en organisation/verksamhet strävar efter, med andra ord ett önskat framtida tillstånd. De flesta organisationer verkar och jobbar efter att åstadkomma något mål. De största och mest eftertraktade målet är större lönsamhet som nästan samtliga organisationer strävar efter på nått eller annat sätt. För att mål inte bara blir önsketänkande så måste man relatera till vad som kännetecknar organisationen idag, och det måste härledas konkreta mål för att skapa en strategi för hur aktiviteterna ska genomföras.

För att komma fram till organisationens mål och framtida visioner så måste man ha en konkret strategi och tillvägagångssätt. Strategi har att göra med lärande och beslutstagning. Beslutstagaren måste vara välinformerad för att ta de beslut som är nödvändiga för att organisationen går åt den riktning som kommer att uppfylla de uppsatta målen på bästa sett. I en bransch som ständig förändras och olika förutsättningar uppstår så är betydelsen av strategiska analyser och strategiska val väldigt stor. Det är vanligast att strategiska analyser behandlar tre fall:

1. Omvärlden, vilka möjligheter och hot den representerar för organisationen.
2. De resurser som organisationen har till sitt förfogande, och därmed vad man har möjlighet att företa sig.
3. De värderingar och mål som säger något om vilken riktning organisationen vill röra sig.

Organisationen gör ett strategiskt val när dessa tre förhållanden har analyserats. De val man tar för komma närmare organisationens mål utgör grunden för verksamheten.

Orsaken till att man kartlägger samt klargör målen i en organisation är att anställda tänker, handlar och anpassar sig till den omvärld där de har sin plats och verkar. Mål kan ha olika funktioner i olika företag och man skildrat dem på fyra olika sätt i boken.

1. Ett mål kan ha en motiverande effekt på de anställda eftersom de vet vad arbetet de uträttar har för syfte. Om den anställda individen inte har något mål så är motivationen att anstränga sig lite extra betydligt mindre.
2. Mål kan också ha en styrande effekt, men andra ord så utgör målen de riktlinjer som arbetet skall utföras gentemot. Det sätter gränser för de anställdas beteende och anger beslutspremisser för enskilda anställda.
3. Mål kan fungera som utvärderingskriterier för det arbete som verksamheten utför. Effektivitet hänger samman med i hur hög grad en organisation når sina mål, och med vilken resursinsats.
4. Eftersom organisationer är beroende av resurser och stöd från omgivningen så kan mål fungera som en legitimitetsfaktor gentemot omvärlden.

Det är fyra olika funktioner som mål kan ha på organisationer och verksamheter och som vi ser så är klara mål en del av grunden inom ett företag.

Effektivitet

Definitionen av effektivitet är ”graden av måluppfyllelse i förhållande till resursanvändning”. Det menas att organisationer arbetar på ett sätt som gör det mest produktivt, det vill säga att man inte använder sig av mer resurser än vad som är nödvändigt för att producera en vara eller en tjänst. Om en organisation ska vara produktiv så måste den även vara effektiv. För att en bättre uppfattning vad ”effektivitet” innebär så ska man besvara tre frågor:

1. Vad menas med kostnader?
2. Vilka slags mål ska ligga till grund för fastställande av effektivitet?
3. Vems mål ska ligga till grund för effektivitetvärderingar?

Vad menas med kostnader

”Traditionell ekonomisk teori har som regel definierat de kostnader som är förbundna ed produktionen av varor och tjänster som priset på de använda insatsfaktorerna” är ett citat taget ur Hur moderna organisationer fungerar av Dag Ingvar Jacobsen och Jan Thorsvik. Dessa kan indelas i två typer:

• Arbetskraft (löner och andra kostnader i samband med de anställda)
• Kapital (Kostnaden för maskiner, lokaler etc.)

Vad slags mål?

Vilka mål man ska koncentrera sig på och vilka indikatorer som ska väljas ut är ett stadium man ska passera när man ska försöka fastställa en organisations effektivitet. Det finns olika typer av effektivitetskriterier:

• Hur en organisation levererar till omvärlden är på det sättet det bör värderas. Många anser att det är det bästa kriteriet på effektivitet fast det är även svårt att fastställa effektivitet på detta sätt eftersom det är osäkert vad man producerar har för effekt på eventuella målgrupper. Men detta problem är kanske störst för organisationer som inte arbetar på en marknad.
• Hur produktionsutrustning och produktionssystemet är utformade är ett annat av effektivitetskriteriet.
• Kvaliteten och kvantiteten på de resurser som organisationen lyckas skaffa fram.

Oftast kombinerar organisationerna mellan de olika uppsättningarna av effektivitetskriterierna där de kan komma upp till 20-30 st. Men detta kan leda till problemet att man inte vet vilken vikt man ska tillmäta dem. Vem är viktigast, vems mål och intressen ska väga tyngst?

Vems mål?

Det finns alltid olika grupper med skilda målsättningar och olika önskningar i organisationer. Målförskjutning är ett fenomen som innebär att man betraktar organisationer som består av flera grupper med olika mål. De anställda engageras utifrån egenintresse i lösningen av arbetsuppgifter som ger resultat som inte gynnar realiserandet av organisationens mål.

Det finns speciella styrproblem som kan uppstå när egenintresse leder till opportunistiskt beteende som består av tre karaktäriska drag.

1. Anställda strategiskt strävar efter delmål
2. De är inte villiga att lägga ner tid och intresse på aktiviteter
3. De aktivt motarbetar försök till styrning och försöker undvika samarbete med andra som kan minska friheten att sträva efter egna mål.

När ena gruppens målsättningar prioriteras före en annans så innebär det att en målförskjutning har ägt rum.

Analys

Mål kan vara att man vill utöka sin kundkrets och på så vis öka sin omsättning därför har IT-utvecklingen fått en av huvudrollerna. IT-system såsom portal och olika e-handelsplatser har expanderat marknaden och kundkretsen så att man når ut till betydligt flera personer. Eftersom man når ut till mycket fler personer med hjälp av IT-system så kommer man närmare de mål man har uppsatt.

IT-system kan underlätta och effektivisera arbetet i en verksamhet avsevärt beroende på vad det är för slags uppgift. Datorer av olika slag har revolutionerat dagens samhälle och en dator förekommer nästan i alla verksamheter och arbetsplatser nu för tiden.

Vi anser att mål, teknik och uppgift er en viktig del i varje organisation. Det nästan alla organisationer strävar efter och som är det största och mest eftertraktade målet är större lönsamheten i organisationen. Tekniken är viktig faktor för att en organisation ska kunna lösa sina uppgifter. Verktygen och kompetensen personalen använder sig av kallas för organisationens teknik. Som vi nämnt tidigare så innebär inte teknik endast maskiner och verktyg utan även kunskap och lärande. Arbetsuppgifterna organisationerna har är olika beroende på vilka mål som man strävar efter.

Dessa formella organisationer är konstruerade för att fylla något typ av syfte, lösa någon uppgift eller nå ett uppsatt mål.

Vad vi idag vet är att organisationer har en gemenskap sak, det är att alla de har något mål som handlar om vad de vill uppnå och i vilket önskat tillstånd organisationen ska befinna sig i framtiden.

Därmed är mål de mest centrala begreppet i definition av en organisation. De finns tre kärnbegrepp hos en organisation:

• Vilka slags uppgifter (uppgift) organisationen ska utföra
• Vilka hjälpmedel (tekniker) som måste användas för att lösa uppgifterna.
• Vilka ambitioner (mål) som finns när uppgifterna ska lösas.

Teknik

Med begreppet organisationsteknik menar vi att när en organisation använder sig av kompetens och olika verktyg.

Teknik kan delas upp under två punkter:

• När fysiska maskiner och verktyg används för att transportera råvaror till en färdig produkt eller till en färdig tjänst. (input  output)
• Men även den kunskapen och färdigheten som behövs för att kunna utföra detta jobbet från ”input” till ”output”.

En viktig sak som är noterbart är att ju mer komplicerad en teknik är desto mer kunskap krävs det av den som ska använda sig av den.

Informations- och kommunikationsteknik (IT)

IT, kan förklaras som ett elektroniskt hjälpmedel för bland annat insamling, bearbetning, analysering, förmedling, lagring och presentation av information. Men även att styra och reglera olika typer av arbetsutrustning och arbetsprocesser för att koppla samman människor, funktioner och skilda enheter både inom och utanför organisationen.

Fördelar med IT

IT ger idag stora möjligheter för att utveckla och tillverka nya och mer komplicerade produkter. Detta minskar i sin tur organisationens produktions och distributionskostnader. Även kommunikationen mellan olika parter både i och utanför organisationen fungerar smidigare och snabbare.

IT på verkar de flesta uppgifter inom ett företag, till exempel inköp, lager styrning, produktion och distribution men även saker som marknadsföring och kommunikation med andra länder och brukare.

IT skapar även en grund för att kunna utveckla nya företags idéer och även möjliggöra realisering av dessa idéer. Detta hjälper företagen till att bli mer konkurrenskraftiga mot sina konkurrenter på marknaden.

Produktion av olika typer kan idag ske oberoende av tid och rum på grund av IT, vilket inte var möjligt innan IT utvecklingen kom in så mycket i vardagen hos företagen. Idag kan de behandla, förmedla och analysera stora mängder av information oavsett vart de befinner sig. Denna information kan sedan hämtas och användas av folk direkt runt om i världen.

Detta hjälper även på andra sätt såsom att medarbetarna i ett företag inte behöver arbeta fysiskt nära varandra hela tiden. Det går exempel att hålla olika typer av möten direkt genom att personalen kopplar upp sig mot ett gemensamt kommunikations plattform och kan då även se och prata med varandra oavsett rum och tidszon. Ex. på kommunikations plattformar är: E-post, Internet och Sattelitbaserade kommunikationsnät.

Tre centrala egenskaper

För att förklara hur IT som berör hur en organisation fungerar får vi ta del av tre centrala egenskaper som förklarar och ger en lite djupare blick. Dessa tre begreppen är:

1. IT behandlar information

Dagens datorer kan behandla alla typer av information som går att omvandla till siffror. Exempel på dessa är bilder, texter och ljud.

Första gången i historien kan vi uppleva att information kan behandlas utanför människans hjärnkapacitet med dagens datorer. Behandlingsförmågan har externaliserats, vilket innebär att uppgifter som vi människor tidigare utförde själva utförs numera av maskiner istället. VI har idag Internet band som innehåller väldigt mycket information, där informationen ligger säkert, kan hämtas från alla platser som har tillgång till Internet. Detta är så mycket information som en människas hjärna omöjligt kan ha tillgång till. Vi kan nu smidigt söka efter vad som helst i princip genom sökmotorer och få ut information snabbt och enkelt, något som aldrig har varit tillgängligt innan IT utvecklingen kom.
Alla uppgifter som går att programmera fram kan läggas i en programvara, denna kod gör sedan det möjligt för maskinerna att utföra de önskade uppgifterna.

2. IT lagrar information

För längesedan fanns inget av denna teknologi som finns idag, inte ens vanliga skriftsättet till en början. Då lagrades all information i människans hjärna och berättades vidare och spred sig i generationer. Där med blev informationen även osäker efter att ha cirklat runt hos så många människor.

Sedan kom människan skriften, och kunde därefter skriva ner och förmedla informationen vidare på det sättet.

Till slut kom vi på en förenklad version i form av mikrofilm som lagrade information genom att komprimera texten till små bilder, vilket var en bra uppfinning. Men IT utveckling har nått så långt att vi idag istället kan lagra mycket större mängd information, men ännu viktigare att den är tillgänglig ifrån alla platser genom olika sidor och sökmotorer på Internet. Detta har idag effektiviserat och förenklat väldigt mycket för människan.

3. IT kommunicerar information

Den största IT effekten inom kommunikationsområdet är att människor har kunnat övergå ifrån skriftliga brev till elektroniskt brev, e-post. Idag kan vi snabbt och enkelt, informellt och opersonligt skriva och framföra information. Framför allt är vi inte beroende av att mottagaren finns på plats just när vi skickar informationen. Då den ligger kvar i inkorgen tills mottagaren väljer att läsa själv.

IT utvecklingen har förenklat för oss även på andra sätt i vår vardag i form av till exempel mobil telefoner. Som gör att en person kan nås var än han befinner sig och när som helst. De nya modellerna av mobiltelefoner innehåller även det mest utvecklade systemet att ha en videokonversation som gör det möjligt att de personer som pratar kan samtidigt se varandra.

En annan väldigt viktig utveckling är e – handelsplatsen som gör det möjligt idag för personer att sitta och handla vad som helst utan att behöva gå själv till affären, och därmed kan de beställa varor från alla platser i världen. Detta är mycket enklare, går snabbare, mindre beroende av kontakt med fysiska personer, minskar behovet för direkt kontakt mellan människor och behöver inte anpassa sig till olika öppettider. Indirekt kan allt göras via en databas.

IT påverkar även möjligheterna att behandla information och sättet att fatta beslut i organisationen. Genom till exempel att olika system minskar osäkerheten när besluten ska fattas.

Men för organisationer finns de andra fördelar då IT hjälper till att få deras kunder nöjda, som till exempel en kund som vill ha en special beställning så var det tidigare svårt att uppfylla detta kravet då organisationen var tvungen att avvika ifrån mängden men idag är det inga som helst problem.

Möjligheterna ökar genom IT att samordna verksamheten och skapar en bättre kontroll över verksamheten genom att registrera vad som sker och vilka resultat det blir av olika aktiviteter och händelser.

Mål

Mål kan förklaras som en beskrivning av ett önskat framtida tillstånd. Målen baseras oftast på lite olika delar såsom vilket geografiskt område organisationen koncentrerar sin verksamhet till och vilka kunder/klienter/brukare som organisationen vänder sig till. 9
Det finns tre andra viktiga saker också som påverkar för hur målen sätts upp, dessa är vilka leverantörer som är viktigaste i organisationen, vilka konkurrenter och samarbetspartner som finns i omvärlden och vilken teknik organisationen ska använda för att kunna lösa sina huvuduppgifter.

Mål behöver inte alltid se ut samma för olika organisationer, till exempel kan de variera när det gäller organisationer som är privatägda och organisationer som är offentliga. De offentliga organisationerna måste drivas kostnadseffektivt och utöver det måste de även leva upp till demokratiska ideal såsom att alla ska behandlas lika osv.

Strategi

En strategi beskriver hur företaget ska gå tillväga för att kunna förverkliga sina uppsatta mål. För att kunna lägga upp en strategi behövs information ifrån omvärlden angående vilka hot de finns för organisationen.

Organisationen kan bara lägga upp en bra strategi när de har klart för sig hur mycket resurser de har till sitt förfogande för att kunna nå sitt mål.

De vanligaste strategiformerna hos en organisation är att de tittar på geografisk lokalisering, produkt differentiering, pris politik, lagerhållningspolicy och olika typer av reklam.

Effektivitet

Enklast att förklara ordet effektivitet är genom ett citat ur kurslitteraturen som säger att effektivitet innebär: ”graden av måluppfyllelse i förhållande till resursanvändning”. 11
Man vill alltså kunna nå sitt mål med så lite resurser använda som möjligt. Alltså att organisationen inte använder mer resurser än vad som verkligen är nödvändigt. Det finns tre typer av begrepp som organisationer behöver ta hänsyn till när de grundlägger vad som är effektivt för organisationen:

1. Vad företaget menar med kostnader?
2. Vilka olika mål som läggs till grund för att fastställa effektiviteten.
3. Vems mål som ska ligga till grunden för effektiviteten.

Dag Ingvar Jacobsen och Jan Thorsvik ställer sig dock frågan om stabilitet och avgränsning är positivt eller negativt. De menar att stabilitet i många fall uppfattas som positivt. Det ger en trygghet både för de som arbetar i organisationen och för de som på annat sätt är beroende av den. Denna stabilitet kan dock vara en bromskloss när det kommer till utveckling och förändring vilket gör det svårare att anpassa sig till nya förutsättningar och krav. De nämner att en organisations största utmaning är att kunna balansera kravet på stabilitet och samtidigt kunna förnya sig och vara innovativ. Dag Ingvar Jacobsen och Jan Thorsvik beskriver organisationsstrukturen på följande sätt. ”Begreppet organisationsstruktur syftar på arbetsdelning, fördelning av auktoritet och styrsystem, samordning och kontroll av uppgifter i organisationen”.

Indelning av arbetsuppgifter

Ett vanligt drag hos organisationer är att de delar upp en större arbetsuppgift i mindre deluppgifter. Denna indelning kan ske på individnivå eller gruppnivå. Beroende på hur stor arbetsuppgiften är väljer man det alternativ som passar bäst. På gruppnivå bör man också ta ställning till hur de olika arbetsuppgifterna ska fördelas på de organisatoriska enheter som verksamheten är indelad i.

Tittar man istället på individnivå så kan det diskuteras hur stor spännvidd det ska vara på arbetsuppgifterna som tilldelas en individ. Väljer man att låta varje person arbeta inom ett väldigt smalt avgränsat område kan man enligt Adam Smith kraftigt öka produktiviteten. Nackdelen med detta kan vara att denna extrema specialisering skapar monotona och tråkiga arbeten.

Arbetsdelning på gruppnivå handlar mycket om att ange vilka arbetsuppgifter som ska kopplas samman till olika enheter inom organisationen. Det finns två typer av indelningar att välja mellan, funktionsbaserad eller marknadsbaserad. Den funktionsbaserade indelningen innebär att liknande arbetsuppgifter utförs av en och samma organisatoriska enhet. Exempel på en sådan indelning kan vara att skapa en avdelning för varje större område inom organisationen, inköp, produktion, underhåll och försäljning. Viktiga fördelar med funktionsbaserad indelning är att man skapar förutsättningar för att maximalt kunna specialisera sig på likartade uppgifter, att man undviker dubbelarbete och att man kan dra fördel av stordrift. Nackdelarna är att det kan skapas en ”avdelningsegoism” som leder till bristande förståelse för intresse för det arbete som utförs av andra avdelningar. Det kan också vara svårt att samordna olika avdelningar.

Marknadsbaserad indelning är motsatsen till funktionsbaserad indelning, här sammanför man alla uppgifter som rör en produkt eller verksamhetsområde till varje enhet. Samma typ av arbetsuppgifter sprids alltså ut på flera organisatoriska enheter. Varje enhet eller avdelning innehåller alla nödvändiga funktioner för att kunna tillfredställa en viss kundgrupp eller ett visst marknadssegment. Här är de viktigaset fördelarna att det ger ett mer enhetligt produkt- och kundtänkande. Nackdelarna är att man inte kan utnyttja eventuella stordriftsfördelar och risken för dubbelarbete ökar. Det kan också vara svårt att utveckla högsta möjliga kompetens på likartade funktioner. Jämför man för- och nackdelarna med de olika indelningsformerna ser man tydligt att de är motsatser till varandra. Den funktionsbaserade indelningens fördelar är den marknadsbaserade indelningens nackdelar och tvärt om.

Om man kommit fram till att ingen av dessa två gruppindelningar fungerar bra kan man kombinera dessa genom att använda sig av en matrisstruktur. Den känneteckans av att man har lagt stor vikt på fördelarna med de båda tidigare indelningsformerna. De största fördelarna med en matrisstruktur är att man får ett effektivt utnyttjande av personal då de mer flexiblet kan växla mellanolika produktområden. Man får en ökad kompetens både på produkt-områdena och de specialiserade uppgifterna. Funktionsenheternas arbete koordineras på produktområdena så att kundernas krav tillgodoses.

Nackdelarna är dock många, specificerade roller, ansvarsfördelning och överordnad styrning saknas. De anställda måste arbeta inom en dubbelsidig auktoritetsstruktur med krav på både kostnadseffektivitet och kvalitet. Specialicering på både produkt- och funktionsområden skapar lätt roll- och målkonflikter. Till sist så är denna arbetsmetod både tidskrävande och ställer stora krav på medarbetarnas samarbetsförmåga.

Samordning

När man delar upp en uppgift i mindre delar uppkommer ett behov av samordning för att de anställda ofta saknar en bra överblick av verksamheten. Utan denna överblick är det svårt att arbeta mot målet att få fram en helhetsprodukt. Därför er en formell struktur viktig för att samordningen ska fungera bra och faktiskt äger rum. Nedan följer några exempel på hur man kan välja att samordna en verksamhet.

Ömsesidig anpassning är den enklaste formen av samordning och betyder att människor själva automatiskt anpassar sitt beteende utefter vad andra gör och vad som ska göras. Denna typ av samordning är endast möjlig i ett mycket överskådbart sammanhang.

Direkt tillsyn innebär att man skapar en hierarkisk struktur med olika befattningar. Detta är den mest kända typen av samordning där man ger personer i olika befattningar formell befogenhet att ge order till personer som har underordnade befattningar.

Analys och diskussion

Vilka möjligheter att utforma arbetsdelningen ger IT-stödet? Med ett bra IT-stöd kan man effektivisera mycket av arbetet i en verksamhet. Nu kan man snabbt och enkelt kommunicera och dela med sig av sitt arbete till varje del inom organisationen på mycket kort tid. Det kan gälla kortare ”transport” av dokument inom en byggnad men även information som kan skickas kors och tvärs över jorden på några sekunder. I och med detta snabba informations-utbyte borde också arbetsfördelningen påverkas, något som även påpekas i boken. Arbete kan läggas ut på avdelningar långt bort från huvudkontoret eller övriga delar av organisationen. Ett exempel på detta är att flera kommuner har lagt ut telefonväxelverksamheten för sin färdtjänst till Estland och Lettland. Där har man i och med ett utbyggt IT-system kunnat ta emot beställningar utomlands och via systemet meddela en lokal trafikcentral. Denna arbetsdelning hade kanske varit möjlig utan ett IT-stöd men knappast speciellt effektiv och fungerande.

Hur påverkas fördelningen av auktoritet av IT-stödet? Dag Ingvar Jacobsen och Jan Thorsvik tar upp några rön angående hur IT-stödet påverkar hierarkin i en organisation. När man tidigare kommunicerade inom en organisation var tvungen att adressera en särskild person kan man i och med IT-systemet lägga ut meddelanden och information i en databas. Denna information kan sedan visas i en portal eller ett forum utan någon specificerad mottagare. I och med att IT gör kommunikationen mer opersonlig så blir den också friare mellan olika organisatoriska enheter och hierarkiska nivåer. Detta anser jag är en bra effekt eftersom öppenhet vad gäller idéer och åsikter är viktiga saker att lätt kunna framföra. Där ska inte maktfördelningen inom organisationen sätta käppar i hjulen.

Hur påverkas styrsystem, samordning och kontroll av uppgifter av IT-stödet? Dag Ingvar Jacobsen och Jan Thorsvik anser att IT-stödet inom organisationen kan öka både frekvens och volym på kommunikationen. Även här håller jag med, det känns självklart att en ökad och tätare kommunikation inom och mellan olika enheter leder till att samordningen blir bättre. De skriver också att IT kan möjliggöra att stora mängder information kan bli tillgänglig för alla anställda samtidigt, detta genom t.ex en databas och en intern informationsportal för de anställda.

En negativ effekt de tar upp är att denna nya kommunikation skulle avpersonalisera förhållandet mellan individer och organisationen. Detta skulle i sin tur göra det svårare att samordna verksamheten eftersom kontrollen av de anställda skulle bli svårare. Jag håller inte riktigt med där. Den gamla, eller vanliga formen av kommunikation finns ju fortfarande kvar får man hoppas, och IT-stödet kan ju faktiskt förbättra den personliga kontakten också. Om personer runt om i organisationen lär känna varandra bättre genom IT-systemet så ökar ju även chanserna att de tar kontakt med varandra ”på riktigt”. Vad som menas med kontroll av de anställda är jag inte riktigt säker på vad som menas. Det är klart att om cheferna, eller vilka det nu är som ska kontrollera sina underställda, själva bara sitter och kommunicerar via systemet så kan självklart kontrollen minska. Jag förutsätter att cheferna fortsätter göra som tidigare, att vara ute och prata med sina medarbetare. Dag Ingvar Jacobsen och Jan Thorsvik nämner att IT-stödet faktiskt kan bidra till en ökad kontroll av medarbetarna. Det kan handla om registrering av inkommet arbetsmaterial i databaser, övervakningskameror eller passerkort. Dessa åtgärder kan alltså göra det lättare att utforma belönings- eller straffsystem. En fara jag ser i detta är att det kan skapa missnöje och rädsla hos de anställda att veta att de är ständigt övervakade. Det kan även skapa en känsla av att ledningen inte litar på att de gör sitt jobb.