En organisations uppgifter, tekniker och mål

Uppgifter

”Alla organisationer har det gemensamt att de ska lösa en eller flera uppgifter” är ett citat ur Hur modern organisationer fungerar av Dag Ingvar Jacobsen och Jan Torsvik. Arbetsuppgifter kan se mycket olika ut beroende på verksamhetens funktion samt mål. Uppgifter som kan skifta avsevärt i utseende och funktion måste bearbetas av alla organisationer för att åstadkomma någon form av resultat. Om en verksamhet saknar uppgifter att uträtta så leder det oftast till att verksamheten blir helt meningslös och upphör. Organisationer som arbetar med olika typer av uppgifter är också organiserade på olika sett för att uppnå ett tillfredsställande resultat. 118218

Det finns en märkbar skillnad mellan två olika typer av arbetsuppgifter och de är varor och tjänster. Huvudskillnaden mellan de två är att varuproduktionen tillverkar fysiska ting såsom kläder, bilar mat och dryck mm. Tjänster som däremot är immateriella är inte fysiska ting. En tjänst kan vara att en person uträttar något vars resultat är till värde för den andra personen. 118218

Bedömningen av vilken grad som uppgifterna låter sig rutinieras i är en annan central dimension för att åtskilja olika typer av uppgifter som organisationer kan använda sig av. Rutinisering innebär att det kan etableras fasta ordningar, rutiner eller regler för hur en uppgift ska utföras. Detta medför att uppgifterna måste vara relativt likartade. Det finns två dimensioner som avgör om en uppgift är möjlig att rutinisera och de är:

Hur väl uppgiften har uppfattats, det vill säga hur lätt det är att analysera och lösa det problem som man står inför.
Hur stor variation som finns i uppgifterna.

Om man kombinerar dessa två olika dimensioner så skulle man få fram fyra huvudtyper av tillvägagångssätt för att lösa uppgifterna.

Teknik

Kompetens och verktyg är något alla organisationer måste använda sig av för att kunna lösa sina uppgifter. Allt detta kallas för organisationens teknik. När vi tänker på ordet teknik så tänker de flesta på maskiner och verktyg som organisationer använder sig av för att lösa uppgifter men vi tänker dela upp teknik i två olika typer:

Fysiska maskiner och verktyg som används för att omvandla råvaror till färdiga produkter och tjänster.
Kunskapen och färdigheten som används för att omvandla råvaror till färdiga produkter och tjänster.

Fysiska maskiner och verktyg

Om man ska producera en vara så e det nödvändigt att man använder sig av något sorts verktyg. De verktyg som man använder sig av beror på vad som ska tillverkas och hur snabbt man vill ha arbetet utfört. Inom tjänsteproduktionen använder man sig även av vissa fysiska verktyg som till exempel ett rum eller ett bord.

Hur en organisation ser ut så är fysiska maskiner och redskap två viktiga faktorer. ”För det första reglerar maskiner och verktyg hur människor ska handla” är ett citat Hur modern organisationer fungerar av Dag Ingvar Jacobsen och Jan Torsvik. Vid tillverkning av till exempel persondatorer finns det en liten del som människor kan göra eftersom maskinerna gör det mesta av arbetet.

Kunskap och färdighet

Kunskapen hos de som utför ett arbete är en viktig del i produktionen av varor och tjänster. Varuproduktionens teknik har på senare tid blivit alltmer komplicerad samt att enklare uppgifter automatiseras mer och mer. Tjänsteproduktionen har ökat i betydelse och beskrivas av en direkt relation mellan människor där kunskap och färdighet står i centrum.

Mål

Mål är något som en organisation/verksamhet strävar efter, med andra ord ett önskat framtida tillstånd. De flesta organisationer verkar och jobbar efter att åstadkomma något mål. De största och mest eftertraktade målet är större lönsamhet som nästan samtliga organisationer strävar efter på nått eller annat sätt. För att mål inte bara blir önsketänkande så måste man relatera till vad som kännetecknar organisationen idag, och det måste härledas konkreta mål för att skapa en strategi för hur aktiviteterna ska genomföras.

För att komma fram till organisationens mål och framtida visioner så måste man ha en konkret strategi och tillvägagångssätt. Strategi har att göra med lärande och beslutstagning. Beslutstagaren måste vara välinformerad för att ta de beslut som är nödvändiga för att organisationen går åt den riktning som kommer att uppfylla de uppsatta målen på bästa sett. I en bransch som ständig förändras och olika förutsättningar uppstår så är betydelsen av strategiska analyser och strategiska val väldigt stor. Det är vanligast att strategiska analyser behandlar tre fall:

Omvärlden, vilka möjligheter och hot den representerar för organisationen.
De resurser som organisationen har till sitt förfogande, och därmed vad man har möjlighet att företa sig.
De värderingar och mål som säger något om vilken riktning organisationen vill röra sig.

Organisationen gör ett strategiskt val när dessa tre förhållanden har analyserats. De val man tar för komma närmare organisationens mål utgör grunden för verksamheten.

Orsaken till att man kartlägger samt klargör målen i en organisation är att anställda tänker, handlar och anpassar sig till den omvärld där de har sin plats och verkar. Mål kan ha olika funktioner i olika företag och man skildrat dem på fyra olika sätt i boken.

Ett mål kan ha en motiverande effekt på de anställda eftersom de vet vad arbetet de uträttar har för syfte. Om den anställda individen inte har något mål så är motivationen att anstränga sig lite extra betydligt mindre.
Mål kan också ha en styrande effekt, men andra ord så utgör målen de riktlinjer som arbetet skall utföras gentemot. Det sätter gränser för de anställdas beteende och anger beslutspremisser för enskilda anställda.
Mål kan fungera som utvärderingskriterier för det arbete som verksamheten utför. Effektivitet hänger samman med i hur hög grad en organisation når sina mål, och med vilken resursinsats.
Eftersom organisationer är beroende av resurser och stöd från omgivningen så kan mål fungera som en legitimitetsfaktor gentemot omvärlden.

Det är fyra olika funktioner som mål kan ha på organisationer och verksamheter och som vi ser så är klara mål en del av grunden inom ett företag.

Effektivitet

Definitionen av effektivitet är ”graden av måluppfyllelse i förhållande till resursanvändning”. Det menas att organisationer arbetar på ett sätt som gör det mest produktivt, det vill säga att man inte använder sig av mer resurser än vad som är nödvändigt för att producera en vara eller en tjänst. Om en organisation ska vara produktiv så måste den även vara effektiv. För att en bättre uppfattning vad ”effektivitet” innebär så ska man besvara tre frågor:

Vad menas med kostnader?
Vilka slags mål ska ligga till grund för fastställande av effektivitet?
Vems mål ska ligga till grund för effektivitetvärderingar?

Vad menas med kostnader

”Traditionell ekonomisk teori har som regel definierat de kostnader som är förbundna ed produktionen av varor och tjänster som priset på de använda insatsfaktorerna” är ett citat taget ur Hur moderna organisationer fungerar av Dag Ingvar Jacobsen och Jan Thorsvik. Dessa kan indelas i två typer:

Arbetskraft (löner och andra kostnader i samband med de anställda)
Kapital (Kostnaden för maskiner, lokaler etc.)

Vad slags mål?

Vilka mål man ska koncentrera sig på och vilka indikatorer som ska väljas ut är ett stadium man ska passera när man ska försöka fastställa en organisations effektivitet. Det finns olika typer av effektivitetskriterier:

Hur en organisation levererar till omvärlden är på det sättet det bör värderas. Många anser att det är det bästa kriteriet på effektivitet fast det är även svårt att fastställa effektivitet på detta sätt eftersom det är osäkert vad man producerar har för effekt på eventuella målgrupper. Men detta problem är kanske störst för organisationer som inte arbetar på en marknad.
Hur produktionsutrustning och produktionssystemet är utformade är ett annat av effektivitetskriteriet.
Kvaliteten och kvantiteten på de resurser som organisationen lyckas skaffa fram.

Oftast kombinerar organisationerna mellan de olika uppsättningarna av effektivitetskriterierna där de kan komma upp till 20-30 st. Men detta kan leda till problemet att man inte vet vilken vikt man ska tillmäta dem. Vem är viktigast, vems mål och intressen ska väga tyngst?

Vems mål?

Det finns alltid olika grupper med skilda målsättningar och olika önskningar i organisationer. Målförskjutning är ett fenomen som innebär att man betraktar organisationer som består av flera grupper med olika mål. De anställda engageras utifrån egenintresse i lösningen av arbetsuppgifter som ger resultat som inte gynnar realiserandet av organisationens mål.

Det finns speciella styrproblem som kan uppstå när egenintresse leder till opportunistiskt beteende som består av tre karaktäriska drag.

Anställda strategiskt strävar efter delmål
De är inte villiga att lägga ner tid och intresse på aktiviteter
De aktivt motarbetar försök till styrning och försöker undvika samarbete med andra som kan minska friheten att sträva efter egna mål.

När ena gruppens målsättningar prioriteras före en annans så innebär det att en målförskjutning har ägt rum.

Analys

Mål kan vara att man vill utöka sin kundkrets och på så vis öka sin omsättning därför har IT-utvecklingen fått en av huvudrollerna. IT-system såsom portal och olika e-handelsplatser har expanderat marknaden och kundkretsen så att man når ut till betydligt flera personer. Eftersom man når ut till mycket fler personer med hjälp av IT-system så kommer man närmare de mål man har uppsatt.

IT-system kan underlätta och effektivisera arbetet i en verksamhet avsevärt beroende på vad det är för slags uppgift. Datorer av olika slag har revolutionerat dagens samhälle och en dator förekommer nästan i alla verksamheter och arbetsplatser nu för tiden.

Vi anser att mål, teknik och uppgift er en viktig del i varje organisation. Det nästan alla organisationer strävar efter och som är det största och mest eftertraktade målet är större lönsamheten i organisationen. Tekniken är viktig faktor för att en organisation ska kunna lösa sina uppgifter. Verktygen och kompetensen personalen använder sig av kallas för organisationens teknik. Som vi nämnt tidigare så innebär inte teknik endast maskiner och verktyg utan även kunskap och lärande. Arbetsuppgifterna organisationerna har är olika beroende på vilka mål som man strävar efter.