Vi kan börja med att förklara vad en organisation är för att förenkla för oss innan vi fortsätter. En organisation kan förklaras som ett socialt system som är medvetet konstruerat för att förverkliga bestämda mål.
Dessa formella organisationer är konstruerade för att fylla något typ av syfte, lösa någon uppgift eller nå ett uppsatt mål.
Vad vi idag vet är att organisationer har en gemenskap sak, det är att alla de har något mål som handlar om vad de vill uppnå och i vilket önskat tillstånd organisationen ska befinna sig i framtiden.
Därmed är mål de mest centrala begreppet i definition av en organisation. De finns tre kärnbegrepp hos en organisation:
- Vilka slags uppgifter (uppgift) organisationen ska utföra
- Vilka hjälpmedel (tekniker) som måste användas för att lösa uppgifterna.
- Vilka ambitioner (mål) som finns när uppgifterna ska lösas.
Teknik
Med begreppet organisationsteknik menar vi att när en organisation använder sig av kompetens och olika verktyg.
Teknik kan delas upp under två punkter:
- När fysiska maskiner och verktyg används för att transportera råvaror till en färdig produkt eller till en färdig tjänst. (input output)
- Men även den kunskapen och färdigheten som behövs för att kunna utföra detta jobbet från ”input” till ”output”.
En viktig sak som är noterbart är att ju mer komplicerad en teknik är desto mer kunskap krävs det av den som ska använda sig av den.
Informations- och kommunikationsteknik (IT)
IT, kan förklaras som ett elektroniskt hjälpmedel för bland annat insamling, bearbetning, analysering, förmedling, lagring och presentation av information. Men även att styra och reglera olika typer av arbetsutrustning och arbetsprocesser för att koppla samman människor, funktioner och skilda enheter både inom och utanför organisationen.
Fördelar med IT
IT ger idag stora möjligheter för att utveckla och tillverka nya och mer komplicerade produkter. Detta minskar i sin tur organisationens produktions och distributionskostnader. Även kommunikationen mellan olika parter både i och utanför organisationen fungerar smidigare och snabbare.
IT på verkar de flesta uppgifter inom ett företag, till exempel inköp, lager styrning, produktion och distribution men även saker som marknadsföring och kommunikation med andra länder och brukare.
IT skapar även en grund för att kunna utveckla nya företags idéer och även möjliggöra realisering av dessa idéer. Detta hjälper företagen till att bli mer konkurrenskraftiga mot sina konkurrenter på marknaden.
Produktion av olika typer kan idag ske oberoende av tid och rum på grund av IT, vilket inte var möjligt innan IT utvecklingen kom in så mycket i vardagen hos företagen. Idag kan de behandla, förmedla och analysera stora mängder av information oavsett vart de befinner sig. Denna information kan sedan hämtas och användas av folk direkt runt om i världen.
Detta hjälper även på andra sätt såsom att medarbetarna i ett företag inte behöver arbeta fysiskt nära varandra hela tiden. Det går exempel att hålla olika typer av möten direkt genom att personalen kopplar upp sig mot ett gemensamt kommunikations plattform och kan då även se och prata med varandra oavsett rum och tidszon. Ex. på kommunikations plattformar är: E-post, Internet och Sattelitbaserade kommunikationsnät.
Tre centrala egenskaper
För att förklara hur IT som berör hur en organisation fungerar får vi ta del av tre centrala egenskaper som förklarar och ger en lite djupare blick. Dessa tre begreppen är:
1. IT behandlar information
Dagens datorer kan behandla alla typer av information som går att omvandla till siffror. Exempel på dessa är bilder, texter och ljud.
Första gången i historien kan vi uppleva att information kan behandlas utanför människans hjärnkapacitet med dagens datorer. Behandlingsförmågan har externaliserats, vilket innebär att uppgifter som vi människor tidigare utförde själva utförs numera av maskiner istället. VI har idag Internet band som innehåller väldigt mycket information, där informationen ligger säkert, kan hämtas från alla platser som har tillgång till Internet. Detta är så mycket information som en människas hjärna omöjligt kan ha tillgång till. Vi kan nu smidigt söka efter vad som helst i princip genom sökmotorer och få ut information snabbt och enkelt, något som aldrig har varit tillgängligt innan IT utvecklingen kom.
Alla uppgifter som går att programmera fram kan läggas i en programvara, denna kod gör sedan det möjligt för maskinerna att utföra de önskade uppgifterna.
2. IT lagrar information
För längesedan fanns inget av denna teknologi som finns idag, inte ens vanliga skriftsättet till en början. Då lagrades all information i människans hjärna och berättades vidare och spred sig i generationer. Där med blev informationen även osäker efter att ha cirklat runt hos så många människor.
Sedan kom människan skriften, och kunde därefter skriva ner och förmedla informationen vidare på det sättet.
Till slut kom vi på en förenklad version i form av mikrofilm som lagrade information genom att komprimera texten till små bilder, vilket var en bra uppfinning. Men IT utveckling har nått så långt att vi idag istället kan lagra mycket större mängd information, men ännu viktigare att den är tillgänglig ifrån alla platser genom olika sidor och sökmotorer på Internet. Detta har idag effektiviserat och förenklat väldigt mycket för människan.
3. IT kommunicerar information
Den största IT effekten inom kommunikationsområdet är att människor har kunnat övergå ifrån skriftliga brev till elektroniskt brev, e-post. Idag kan vi snabbt och enkelt, informellt och opersonligt skriva och framföra information. Framför allt är vi inte beroende av att mottagaren finns på plats just när vi skickar informationen. Då den ligger kvar i inkorgen tills mottagaren väljer att läsa själv.
IT utvecklingen har förenklat för oss även på andra sätt i vår vardag i form av till exempel mobil telefoner. Som gör att en person kan nås var än han befinner sig och när som helst. De nya modellerna av mobiltelefoner innehåller även det mest utvecklade systemet att ha en videokonversation som gör det möjligt att de personer som pratar kan samtidigt se varandra.
En annan väldigt viktig utveckling är e – handelsplatsen som gör det möjligt idag för personer att sitta och handla vad som helst utan att behöva gå själv till affären, och därmed kan de beställa varor från alla platser i världen. Detta är mycket enklare, går snabbare, mindre beroende av kontakt med fysiska personer, minskar behovet för direkt kontakt mellan människor och behöver inte anpassa sig till olika öppettider. Indirekt kan allt göras via en databas.
IT påverkar även möjligheterna att behandla information och sättet att fatta beslut i organisationen. Genom till exempel att olika system minskar osäkerheten när besluten ska fattas.
Men för organisationer finns de andra fördelar då IT hjälper till att få deras kunder nöjda, som till exempel en kund som vill ha en special beställning så var det tidigare svårt att uppfylla detta kravet då organisationen var tvungen att avvika ifrån mängden men idag är det inga som helst problem.
Möjligheterna ökar genom IT att samordna verksamheten och skapar en bättre kontroll över verksamheten genom att registrera vad som sker och vilka resultat det blir av olika aktiviteter och händelser.
Mål
Mål kan förklaras som en beskrivning av ett önskat framtida tillstånd. Målen baseras oftast på lite olika delar såsom vilket geografiskt område organisationen koncentrerar sin verksamhet till och vilka kunder/klienter/brukare som organisationen vänder sig till. 9
Det finns tre andra viktiga saker också som påverkar för hur målen sätts upp, dessa är vilka leverantörer som är viktigaste i organisationen, vilka konkurrenter och samarbetspartner som finns i omvärlden och vilken teknik organisationen ska använda för att kunna lösa sina huvuduppgifter.
Mål behöver inte alltid se ut samma för olika organisationer, till exempel kan de variera när det gäller organisationer som är privatägda och organisationer som är offentliga. De offentliga organisationerna måste drivas kostnadseffektivt och utöver det måste de även leva upp till demokratiska ideal såsom att alla ska behandlas lika osv.
Strategi
En strategi beskriver hur företaget ska gå tillväga för att kunna förverkliga sina uppsatta mål. För att kunna lägga upp en strategi behövs information ifrån omvärlden angående vilka hot de finns för organisationen.
Organisationen kan bara lägga upp en bra strategi när de har klart för sig hur mycket resurser de har till sitt förfogande för att kunna nå sitt mål.
De vanligaste strategiformerna hos en organisation är att de tittar på geografisk lokalisering, produkt differentiering, pris politik, lagerhållningspolicy och olika typer av reklam.
Effektivitet
Enklast att förklara ordet effektivitet är genom ett citat ur kurslitteraturen som säger att effektivitet innebär: ”graden av måluppfyllelse i förhållande till resursanvändning”. 11
Man vill alltså kunna nå sitt mål med så lite resurser använda som möjligt. Alltså att organisationen inte använder mer resurser än vad som verkligen är nödvändigt. Det finns tre typer av begrepp som organisationer behöver ta hänsyn till när de grundlägger vad som är effektivt för organisationen:
- Vad företaget menar med kostnader?
- Vilka olika mål som läggs till grund för att fastställa effektiviteten.
- Vems mål som ska ligga till grunden för effektiviteten.
Sökmotoroptimering är en långsiktig och kostnadseffektiv metod för att öka ditt företags nätbaserade försäljning. Du behöver inte etbjuda tjänster eller produkter direkt över nätet, även om det är extra effektivt för att få till avslut. Det går också bra att via sin företagswebbplats marknadsföra varor och tjänser som kunderna sedan köper på plats i er butik. Detta kan gölla t.ex. ett måleri eller en frisörsalong. Kunderna hittar då er webbplats och era kontaktuppgifter, bokar en tid/tjänst och ni eller dem kommer och hämtar eller levererar varan.
En bra ledare besitter mycket kunskap. Han eller hon ska kunna styra och ställa utan att framstå som helt omedgörlig och en ledare ska alltid vara rättvis. Genom ledarskapskurser lär man sig hur man ska leda folk, gamla som unga, för att nå önskvärdt resultat. Många tror nog att de kan allt inom ledarskap, men efter en ledarskapsutbildning förstår många att det alltid finns andra metoder att tillgripa. Förmågan att leda andra kan alltid utvecklas och det är bra att få sina kunskaper bekräftade.
Dag Ingvar Jacobsen och Jan Thorsvik ställer sig dock frågan om stabilitet och avgränsning är positivt eller negativt. De menar att stabilitet i många fall uppfattas som positivt. Det ger en trygghet både för de som arbetar i organisationen och för de som på annat sätt är beroende av den. Denna stabilitet kan dock vara en bromskloss när det kommer till utveckling och förändring vilket gör det svårare att anpassa sig till nya förutsättningar och krav. De nämner att en organisations största utmaning är att kunna balansera kravet på stabilitet och samtidigt kunna förnya sig och vara innovativ. Dag Ingvar Jacobsen och Jan Thorsvik beskriver organisationsstrukturen på följande sätt. ”Begreppet organisationsstruktur syftar på arbetsdelning, fördelning av auktoritet och styrsystem, samordning och kontroll av uppgifter i organisationen”.